Avis de confidentialité aux travailleurs.

Opella Healthcare Switzerland AG, en tant qu'employeur, est responsable du traitement des données à caractère personnel susmentionnées en vertu des justifications suivantes (base juridique) et aux fins suivantes.

Exécution du contrat de travail.

Nous traitons généralement vos données à caractère personnel sur la base de la relation contractuelle applicable. Cela signifie que le traitement des données à caractère personnel - aux fins décrites ci-dessous - est nécessaire à l'exécution du contrat de travail et est donc obligatoire. Veuillez garder à l'esprit que si vous refusez qu'Opella traite ces données, nous pourrions être dans l'incapacité d'exécuter correctement cette relation contractuelle. En particulier, nous traitons vos données pour :

• gérer l'intégration, par exemple pour faciliter la négociation, la rédaction et la finalisation des contrats de travail. Il s'agit de confirmer les conditions d'emploi du candidat, les avantages, les dates d'entrée en fonction et tout autre détail pertinent nécessaire à la formalisation de la relation de travail ;
• traiter les questions financières et contractuelles, par exemple pour exécuter le contrat de travail et assurer la conformité avec les réglementations fiscales locales et internationales. Cela implique des analyses de données, des modélisations financières et des communications régulières avec les équipes internes, les conseillers externes et les autorités fiscales afin de déterminer les obligations fiscales de l'organisation et d'optimiser les stratégies fiscales ;
• gérer la planification et l'administration des salaires, des dépenses, des rémunérations et des avantages sociaux, par exemple administrer et superviser tous les aspects des programmes d'avantages sociaux et de bien-être des employés au sein de l'organisation. Cela englobe à la fois les avantages contractuels, tels que l'assurance maladie et les cotisations de retraite, ainsi que les avantages discrétionnaires et les initiatives de bien-être visant à promouvoir la satisfaction et le bien-être du personnel en général. Les activités comprennent la gestion de l'inscription aux prestations, le suivi des critères d'éligibilité, la coordination avec les fournisseurs d'assurance, la facilitation de l'accès aux programmes de bien-être et aux activités récréatives, la fourniture d'un soutien en matière de santé mentale et l'administration d'avantages et de prestations supplémentaires pour améliorer l'expérience de l'employé ;
• pour gérer les voyages et les dépenses, par exemple pour émettre, superviser et administrer des cartes de crédit d'entreprise destinées à diverses dépenses professionnelles, ou pour examiner, autoriser et coordonner les demandes de voyage d'affaires, gérer les réservations, ainsi que pour traiter les demandes de remboursement de frais de voyage 
• améliorer les compétences, les connaissances et les capacités du personnel, par exemple en organisant et en administrant des programmes de formation discrétionnaires au sein de l'organisation. Il s'agit d'identifier les lacunes en matière de compétences ou les possibilités de développement, de sélectionner les initiatives de formation appropriées, de programmer les sessions et de suivre la participation et les résultats des performances. En outre, cette activité comprend l'évaluation de l'efficacité des efforts de formation et l'ajustement des programmes en fonction des besoins pour soutenir le développement des employés et les objectifs de l'organisation ;
• gérer les carrières, le développement, l'évaluation des performances et la mobilité, par exemple pour développer et mettre en œuvre la gestion des compétences, les plans de carrière et les stratégies de développement des talents au sein de l'organisation. Il s'agit notamment d'identifier, d'entretenir et de conserver les talents par le biais d'activités telles que le développement des compétences, la formation, l'acquisition de talents, l'évaluation des performances, la planification des successions, le développement du vivier de talents et les stratégies d'engagement et de fidélisation ;
• gérer le personnel et l'organisation, par exemple organiser et superviser la structure de l'organisation et de son personnel. Cela englobe des activités telles que la définition des rôles professionnels, l'établissement des hiérarchies organisationnelles, la coordination de l'alignement des équipes, l'évaluation des performances, la planification des carrières et la garantie que le personnel est aligné sur les objectifs stratégiques de l'entreprise ;
• gérer la sortie de l'entreprise, par exemple pour assurer une transition en douceur et en toute conformité hors de l'organisation. Cela englobe des activités telles que la finalisation de la paie, la restitution des biens de l'entreprise, la révocation de l'accès aux systèmes et aux locaux de l'entreprise, la conduite d'entretiens de départ et la documentation des raisons de la résiliation ou de la démission. En outre, ces données permettent de comprendre les taux de rotation, de recueillir des informations en vue d'améliorer l'organisation et de conserver les dossiers en vue d'un éventuel réembauchage ou d'une vérification des références. Le processus garantit que les intérêts de l'organisation et de l'individu sont protégés pendant la phase de séparation.
   

Respect des obligations légales.

Certaines activités de traitement sont nécessaires pour respecter nos obligations légales, réglementaires, éthiques et de conformité, par exemple en ce qui concerne les déclarations fiscales, les cotisations de sécurité sociale, la pharmacovigilance, la transparence, les amendes réglementaires et les soumissions aux autorités sanitaires, la gestion des conflits d'intérêts et les rapports d'alerte, la garantie de la santé et de la sécurité de notre personnel ("devoir de diligence"), la lutte contre la fraude, la conduite d'enquêtes internes, les audits, la gestion des rapports sur les conflits d'intérêts. Il s'agit également de veiller au respect des exigences de formation obligatoire au sein de l'organisation en organisant des campagnes de formation et de sensibilisation sur la sécurité , les meilleures pratiques ou la conformité (identification des besoins de formation, programmation des sessions, suivi de l'état d'achèvement et tenue des registres de participation à la formation et des résultats).

Intérêt légitime.

Dans certains cas, le traitement de vos données personnelles n'est pas strictement nécessaire à l'exécution du contrat de travail. Dans ce cas, nous traitons vos données à caractère personnel afin de poursuivre notre intérêt légitime à :

• gérer l'accès et l'occupation des bureaux, usines, installations et autres locaux professionnels et fournir des services sur place, par exemple au moyen de mécanismes de surveillance, de contrôle d'accès et de journalisation afin de garantir l'intégrité physique et numérique de l'infrastructure, d'empêcher l'accès non autorisé au site ou à des zones spécifiques du site et de maintenir la sûreté et la sécurité de ces zones (ce qui comprend la délivrance et le contrôle de cartes d'accès ou de badges) ; pour attribuer des espaces de travail, des bureaux ou des salles de bureau, gérer les réservations d'espaces de travail partagés et contrôler l'utilisation des espaces de travail afin d'optimiser l'espace, pour gérer et administrer les services sur site tels que les cafétérias, les gymnases, les places de parking ou les crèches, et pour suivre l'utilisation des services et recueillir des informations en retour ;
• gérer la communication interne et les événements, par exemple planifier, coordonner et exécuter des événements et des initiatives de communication destinés aux parties prenantes internes. Cela englobe des activités telles que l'organisation d'ateliers, de réunions publiques, de retraites ou de célébrations à l'échelle de l'entreprise, ainsi que la diffusion d'une communication efficace, claire et opportune au sein de l'organisation. Des informations telles que les préférences alimentaires, les confirmations de participation, les exigences logistiques et le retour d'information sur les événements peuvent être collectées pour assurer le bon déroulement et l'amélioration continue de ces rassemblements. Diverses plates-formes de communication, notamment des bulletins d'information internes, des messages sur l'intranet, des bulletins électroniques, des tableaux d'affichage numériques et des outils de communication propriétaires, sont utilisées pour favoriser une main-d'œuvre bien informée, promouvoir la transparence, favoriser l'alignement sur les objectifs de l'entreprise et cultiver une culture organisationnelle cohésive ;
• gérer les relations professionnelles et industrielles, par exemple pour faciliter les divers aspects de la relation entre l'organisation et ses syndicats ou organes représentatifs. Il s'agit notamment d'organiser les élections des représentants des travailleurs, de mener les négociations collectives, de gérer les adhésions et les cotisations syndicales et de veiller au respect des accords et des réglementations en vigueur. Le processus vise à favoriser une communication transparente et productive, à défendre les droits de représentation des travailleurs et à entretenir des relations constructives avec les organisations syndicales ;
• pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux, par exemple pour traiter et superviser des litiges, des réclamations et des contentieux ;
• pour développer et exploiter nos plateformes et outils numériques, par exemple pour superviser l'infrastructure numérique de l'entreprise, les processus de sauvegarde et de reprise après sinistre, ou pour suivre, contrôler et gérer l'inventaire des appareils et actifs numériques de l'entreprise ;
• pour protéger notre personnel, nos visiteurs, nos biens et nos informations, par exemple pour assurer la sécurité des employés lors de leurs déplacements professionnels, pour établir une liste de contacts en cas d'urgence, pour garantir le respect des réglementations en matière de santé, de sécurité et d'environnement (HSE) et des normes , ainsi que pour gérer les incidents, pour surveiller nos locaux au moyen de systèmes de télévision en circuit fermé et de surveillance, pour gérer les incidents de sécurité et y répondre ;
• engager et assurer la satisfaction et le bien-être de notre personnel, par exemple pour évaluer, suivre et améliorer l'engagement des employés au sein de l'organisation. Cela implique de mener des enquêtes, de recueillir des commentaires, d'analyser les réponses et de mettre en œuvre des initiatives ou des programmes sur la base des informations obtenues, y compris des initiatives en matière de diversité, d'équité et d'inclusion (DEI). L'objectif est de favoriser un environnement de travail positif, d'améliorer la fidélisation, d'accroître la productivité et de promouvoir une culture du retour d'information et de l'amélioration continue. Les données peuvent également être utilisées pour segmenter et adapter les efforts d'engagement à des départements, des rôles ou des groupes démographiques spécifiques au sein de la main-d'œuvre ;
• maintenir un environnement opérationnel favorable pour l'entreprise, par exemple gérer les affaires publiques en menant des activités telles que le dialogue avec les décideurs politiques, la communication avec les médias, la défense des intérêts de l'industrie, le suivi du paysage réglementaire et la coordination avec les communautés et les groupes d'intérêt public ;
• nous protéger des risques financiers, de réputation et de responsabilité réglementaire, par exemple en concevant, en mettant en œuvre, en contrôlant et en affinant les programmes d'éthique et d'intégrité des affaires au sein de l'organisation, en contrôlant et en faisant respecter les politiques et procédures internes, en préparant, en planifiant et en exécutant des activités d'audit, en distribuant des rapports et en gérant les conclusions et les suivis éventuels, en évaluant et en notant les risques inhérents et résiduels associés à des processus, des projets ou des départements spécifiques, en documentant les mesures d'atténuation et leur état d'avancement, et en distribuant des rapports aux parties prenantes concernées.

Consentement.

Dans des circonstances limitées, nous pouvons demander votre consentement explicite comme base juridique pour des activités spécifiques. Il s'agit, par exemple, de la participation à des enquêtes volontaires sur l'engagement des employés, de l'inclusion dans des documents de marketing de l'entreprise (par exemple, des photographies ou des vidéos) ou du traitement de données dans le cadre de programmes facultatifs de bien-être. Si nous avons besoin de votre consentement pour une activité de traitement, nous vous fournirons des informations claires et détaillées afin que vous puissiez choisir en toute connaissance de cause. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment sans conséquences négatives pour votre emploi.

Activités sous la responsabilité d'autres entreprises d'Opella.

Dans certains cas, Opella Healthcare Group SAS, une société dont le siège social est situé au 157 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine, France, est également responsable du traitement de vos données personnelles :

• pour développer et exploiter nos plateformes et outils numériques ;
• protéger notre personnel, nos visiteurs, nos biens et nos informations ;
• engager et assurer la satisfaction et le bien-être de notre personnel ;
• maintenir un environnement opérationnel favorable pour l'entreprise ;
• nous protéger contre les risques et les responsabilités en matière de finances, de réputation et de réglementation.
   

C'est notamment le cas lorsque le traitement de vos données est effectué dans l'intérêt d'Opella dans son ensemble, ou pour des objectifs qui ne peuvent être atteints qu'en regroupant les données des membres du personnel de différents affiliés.

Dans ce cas, le traitement est effectué pour poursuivre les intérêts légitimes d'Opella Healthcare Group SAS et de ses filiales (selon le cas) pour : assurer des opérations efficaces au niveau du groupe et maintenir un environnement opérationnel favorable ; sauvegarder la sécurité et l'intégrité des personnes, des actifs et des informations au sein d'Opella, permettre de remplir les obligations légales, réglementaires, éthiques et de conformité et protéger les intérêts du groupe et assurer la conformité avec les exigences légales et réglementaires.

Les données traitées par des professionnels indépendants de la santé ou du travail.

Comme indiqué dans les paragraphes précédents, nous traitons des données vous concernant qui sont qualifiées d'"informations médicales, de santé et relatives au handicap". Toutefois, dans la plupart des cas, le traitement des données relatives à la santé est effectué par des professionnels indépendants de la médecine ou de la santé au travail qui sont responsables de manière autonome de l'utilisation et de la protection de ces données. Ces professionnels sont soumis à des obligations de confidentialité strictes et à des devoirs légaux ou éthiques qui régissent le traitement d'informations sensibles sur la santé. Par conséquent, bien que nous puissions faciliter les évaluations médicales, les aménagements du lieu de travail ou les programmes de soutien liés à la santé, nous n'avons généralement pas d'accès direct aux dossiers médicaux détaillés ou aux diagnostics, à moins que la loi ne l'exige ou que vous ne partagiez volontairement ces informations avec nous.