Informacja o ochronie prywatności dla pracowników.

Opella Healthcare Poland sp z.o.o., jako Twój pracodawca, jest odpowiedzialny za przetwarzanie powyższych Danych Osobowych na podstawie następujących uzasadnień (podstawa prawna) i w następujących celach.

Wykonanie umowy o pracę.

Zasadniczo przetwarzamy Dane osobowe użytkownika na podstawie odpowiedniego stosunku umownego. Oznacza to, że przetwarzanie Danych osobowych - w celach opisanych poniżej - jest niezbędne do wykonania umowy o pracę i dlatego jest obowiązkowe. Należy pamiętać, że w przypadku odmowy przetwarzania takich Danych przez Opella, możemy nie być w stanie prawidłowo realizować tego stosunku umownego. W szczególności przetwarzamy Dane Użytkownika w celu:

• zarządzanie procesem onboardingu, na przykład w celu ułatwienia negocjowania, sporządzania i finalizowania umów o pracę. Obejmuje to potwierdzenie warunków zatrudnienia kandydata, świadczeń, dat rozpoczęcia i wszelkich innych istotnych szczegółów niezbędnych do sformalizowania stosunku pracy;
• zajmowanie się kwestiami finansowymi i umownymi, na przykład w celu wypełnienia umowy o pracę i zapewnienia zgodności z lokalnymi i międzynarodowymi przepisami podatkowymi. Obejmuje to analizę danych, modelowanie finansowe i regularną komunikację z wewnętrznymi zespołami, zewnętrznymi doradcami i organami podatkowymi w celu ustalenia zobowiązań podatkowych organizacji i optymalizacji strategii podatkowych;
• zarządzanie planowaniem i administracją listy płac, wydatków, wynagrodzeń i świadczeń, na przykład administrowanie i nadzorowanie wszystkich aspektów świadczeń pracowniczych i programów dobrego samopoczucia w organizacji. Obejmuje to zarówno świadczenia umowne, takie jak ubezpieczenie zdrowotne, składki emerytalne, jak również świadczenia uznaniowe i inicjatywy mające na celu promowanie ogólnej satysfakcji i dobrego samopoczucia pracowników. Działania obejmują zarządzanie zapisami na świadczenia, śledzenie kryteriów kwalifikowalności, koordynację z dostawcami ubezpieczeń, ułatwianie dostępu do programów odnowy biologicznej i zajęć rekreacyjnych, zapewnianie wsparcia w zakresie zdrowia psychicznego oraz administrowanie dodatkowymi korzyściami i świadczeniami w celu poprawy doświadczenia pracowników;
• do zarządzania podróżami i wydatkami, na przykład do wydawania, nadzorowania i administrowania firmowymi kartami kredytowymi przeznaczonymi na różne wydatki związane z działalnością gospodarczą lub do przeglądania, autoryzowania i koordynowania wniosków o podróże służbowe, zarządzania rezerwacjami i rezerwacjami, a także do obsługi roszczeń dotyczących wydatków związanych z podróżą;
• podnoszenie umiejętności, wiedzy i zdolności pracowników, na przykład organizowanie i administrowanie uznaniowymi programami szkoleniowymi w organizacji. Obejmuje to identyfikację luk w umiejętnościach lub możliwości rozwoju, wybór odpowiednich inicjatyw szkoleniowych, planowanie sesji oraz śledzenie uczestnictwa i wyników. Ponadto działanie to obejmuje ocenę skuteczności wysiłków szkoleniowych i dostosowywanie programów w razie potrzeby w celu wspierania rozwoju pracowników i celów organizacyjnych;
• zarządzanie karierą, rozwojem, oceną wyników i mobilnością, na przykład opracowywanie i wdrażanie zarządzania kompetencjami, planów kariery i strategii rozwoju talentów w organizacji. Obejmuje to identyfikację, pielęgnowanie i zatrzymywanie talentów poprzez działania takie jak rozwój umiejętności, szkolenia, pozyskiwanie talentów, oceny wyników, planowanie sukcesji, rozwój puli talentów oraz strategie zaangażowania i zatrzymywania;
• zarządzanie pracownikami i organizacją, na przykład organizowanie i nadzorowanie struktury organizacji i jej pracowników. Obejmuje to takie działania, jak definiowanie ról zawodowych, tworzenie hierarchii organizacyjnej, koordynowanie dopasowania zespołów, ocena wyników, planowanie ścieżek kariery i zapewnienie, że pracownicy są dostosowani do strategicznych celów firmy;
• zarządzanie procesem offboardingu, na przykład w celu zapewnienia płynnego i zgodnego z przepisami odejścia z organizacji. Obejmuje to takie działania, jak finalizowanie listy płac, zapewnianie zwrotu własności firmy, cofanie dostępu do systemów i pomieszczeń firmy, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych i dokumentowanie powodów rozwiązania lub rezygnacji. Ponadto dane te pomagają w zrozumieniu wskaźników rotacji, przechwytywaniu informacji zwrotnych w celu usprawnienia organizacji oraz prowadzeniu rejestrów na potrzeby przyszłego ponownego zatrudnienia lub kontroli referencji. Proces ten zapewnia, że zarówno interesy organizacji, jak i danej osoby są chronione podczas fazy separacji.

Zgodność ze zobowiązaniami prawnymi.

Niektóre czynności przetwarzania są wymagane w celu zapewnienia zgodności z naszymi zobowiązaniami prawnymi, regulacyjnymi, etycznymi i dotyczącymi zgodności, na przykład w odniesieniu do sprawozdawczości podatkowej, składek na ubezpieczenie społeczne, nadzoru nad bezpieczeństwem farmakoterapii, przejrzystości, kar regulacyjnych i zgłoszeń do organów ds. zdrowia, zarządzania konfliktami interesów i zgłaszania ostrzeżeń, zapewnienia zdrowia i bezpieczeństwa naszych pracowników ("obowiązek opieki"), zwalczania oszustw, prowadzenia wewnętrznych dochodzeń, audytów, zarządzania zgłaszaniem konfliktów interesów. Obejmuje to również zapewnienie zgodności z obowiązkowymi wymogami szkoleniowymi w organizacji poprzez prowadzenie szkoleń i kampanii uświadamiających w zakresie bezpieczeństwa najlepszych praktyk lub zgodności (identyfikacja potrzeb szkoleniowych, planowanie sesji, śledzenie statusu ukończenia oraz prowadzenie rejestrów uczestnictwa w szkoleniach i ich wyników). 

Uzasadniony interes.

W niektórych przypadkach przetwarzanie danych osobowych użytkownika nie jest bezwzględnie konieczne do wykonania umowy o pracę. W takich przypadkach przetwarzamy dane osobowe użytkownika w celu realizacji naszego uzasadnionego interesu:

• zarządzanie dostępem i zajmowaniem biur, zakładów, obiektów i innych profesjonalnych pomieszczeń oraz świadczenie usług na miejscu, na przykład poprzez nadzór, kontrolę dostępu i mechanizmy rejestrowania w celu zapewnienia fizycznej i cyfrowej integralności infrastruktury, zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi do obiektu lub określonych obszarów obiektu oraz utrzymania bezpieczeństwa i ochrony tych obszarów (obejmuje to wydawanie i monitorowanie kart dostępu lub identyfikatorów); przydzielanie przestrzeni roboczych, biurek lub pomieszczeń biurowych, zarządzanie rezerwacjami współdzielonych przestrzeni roboczych i monitorowanie wykorzystania przestrzeni roboczej w celu optymalizacji przestrzeni, zarządzanie i administrowanie usługami na miejscu, takimi jak stołówki, siłownie, miejsca parkingowe lub ośrodki opieki dziennej, a także śledzenie wykorzystania usług i zbieranie informacji zwrotnych;
• zarządzanie komunikacją wewnętrzną i wydarzeniami, na przykład planowanie, koordynowanie i realizowanie wydarzeń i inicjatyw komunikacyjnych skierowanych do wewnętrznych interesariuszy. Obejmuje to działania takie jak organizowanie warsztatów, spotkań w ratuszu, rekolekcji lub uroczystości w całej firmie, a także dystrybucję skutecznej, jasnej i terminowej komunikacji w organizacji. Informacje takie jak preferencje żywieniowe, potwierdzenia obecności, wymagania logistyczne i opinie na temat wydarzeń mogą być gromadzone w celu zapewnienia sprawnego działania i ciągłego doskonalenia tych spotkań. Różne platformy komunikacyjne, w tym wewnętrzne biuletyny, posty w intranecie, biuletyny e-mail, cyfrowe tablice ogłoszeń i zastrzeżone narzędzia komunikacyjne, są wykorzystywane do wspierania dobrze poinformowanej siły roboczej, promowania przejrzystości, dążenia do zgodności z celami firmy i kultywowania spójnej kultury organizacyjnej;
• zarządzanie stosunkami pracy i stosunkami przemysłowymi, na przykład w celu ułatwienia różnych aspektów relacji między organizacją a jej związkami zawodowymi lub organami przedstawicielskimi. Obejmuje to organizowanie wyborów przedstawicieli pracowników, prowadzenie negocjacji zbiorowych, zarządzanie członkostwem w związkach i składkami oraz zapewnianie zgodności z odpowiednimi umowami i przepisami. Proces ten ma na celu wspieranie przejrzystej i produktywnej komunikacji, przestrzeganie praw reprezentacji pracowników i utrzymywanie konstruktywnych relacji z organizacjami pracowniczymi;
• w celu ustanowienia, wykonywania lub obrony naszych praw, na przykład w celu obsługi i nadzorowania sporów, roszczeń i postępowań sądowych;
• w celu rozwoju i obsługi naszych platform i narzędzi cyfrowych, na przykład w celu nadzorowania infrastruktury cyfrowej firmy, procesów tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych po awarii lub w celu śledzenia, monitorowania i zarządzania inwentarzem urządzeń cyfrowych i zasobów firmy;
• w celu ochrony naszych pracowników, gości, aktywów i informacji, na przykład w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników podczas podróży służbowych, w celu ustalenia listy kontaktów w nagłych wypadkach, w celu zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony środowiska (HSE) oraz standardami , a także w celu zarządzania incydentami, w celu monitorowania naszych obiektów za pomocą systemów CCTV i nadzoru, w celu obsługi i reagowania na incydenty związane z bezpieczeństwem;    
• zaangażowanie i zapewnienie satysfakcji i dobrego samopoczucia naszych pracowników, na przykład w celu oceny, monitorowania i poprawy zaangażowania pracowników w organizacji. Obejmuje to przeprowadzanie ankiet, zbieranie informacji zwrotnych, analizowanie odpowiedzi i wdrażanie inicjatyw lub programów w oparciu o uzyskane spostrzeżenia, w tym inicjatywy dotyczące różnorodności, równości i integracji (DEI). Celem jest wspieranie pozytywnego środowiska pracy, poprawa retencji, zwiększenie produktywności i promowanie kultury ciągłej informacji zwrotnej i doskonalenia. Dane mogą być również wykorzystywane do segmentacji i dostosowywania działań angażujących dla określonych działów, ról lub grup demograficznych wśród pracowników;
• utrzymywanie korzystnego środowiska operacyjnego dla firmy, na przykład zajmowanie się sprawami publicznymi poprzez wykonywanie takich działań, jak angażowanie się w kontakty z decydentami politycznymi, komunikowanie się z mediami, wspieranie interesów branży, monitorowanie krajobrazów regulacyjnych oraz koordynowanie działań z grupami interesu społecznego i publicznego;
• aby chronić się przed ryzykiem finansowym, reputacyjnym i regulacyjnym oraz odpowiedzialnością, na przykład w celu projektowania, wdrażania, monitorowania i udoskonalania programów etyki i uczciwości biznesowej w organizacji, monitorowania i egzekwowania zgodności z wewnętrznymi zasadami i procedurami, przygotowywania, planowania i przeprowadzania działań audytowych, dystrybucji raportów i zarządzania ewentualnymi ustaleniami i działaniami następczymi, oceny i oceny ryzyka nieodłącznego i rezydualnego związanego z określonymi procesami, projektami lub działami, dokumentowania działań łagodzących i ich statusu oraz dystrybucji raportów do odpowiednich interesariuszy.

Zgoda.

W ograniczonych okolicznościach możemy ubiegać się o wyraźną zgodę użytkownika jako podstawę prawną dla określonych działań. Obejmują one na przykład udział w dobrowolnych ankietach dotyczących zaangażowania pracowników, włączenie do korporacyjnych materiałów marketingowych (np. zdjęć lub filmów) lub przetwarzanie danych w związku z opcjonalnymi programami odnowy biologicznej. Jeśli będziemy wymagać zgody użytkownika na przetwarzanie danych, przekażemy mu jasne i szczegółowe informacje, aby zapewnić, że jego wybór jest w pełni świadomy. Użytkownik ma prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie bez żadnych negatywnych konsekwencji dla jego zatrudnienia.

Działania, za które odpowiedzialne są inne spółki Opella.

W niektórych okolicznościach Opella Healthcare Group SAS, spółka z siedzibą pod adresem 157 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine, Francja, jest również odpowiedzialna za przetwarzanie Danych osobowych użytkownika:

• w celu rozwoju i obsługi naszych platform i narzędzi cyfrowych;
• w celu ochrony naszych pracowników, gości, aktywów i informacji;
• zaangażowanie i zapewnienie satysfakcji oraz dobrego samopoczucia naszych pracowników;
• utrzymanie korzystnego środowiska operacyjnego dla firmy;
• aby chronić się przed ryzykiem i odpowiedzialnością finansową, reputacyjną i regulacyjną.

Dzieje się tak w szczególności w odniesieniu do przetwarzania Danych użytkownika z korzyścią dla firmy Opella jako całości lub dla celów, które można osiągnąć wyłącznie poprzez łączenie Danych pracowników z różnych podmiotów stowarzyszonych. 

W takim przypadku przetwarzanie odbywa się w celu realizacji uzasadnionych interesów Opella Healthcare Group SAS i jej podmiotów stowarzyszonych (w zależności od przypadku) w celu: zapewnienia wydajnych operacji na poziomie grupy i utrzymania korzystnego środowiska operacyjnego; ochrony bezpieczeństwa i integralności osób, aktywów i informacji w całej firmie Opella, umożliwienia wypełnienia zobowiązań prawnych, regulacyjnych, etycznych i zgodności oraz ochrony interesów grupy i zapewnienia zgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi.

Dane przetwarzane przez niezależnych lekarzy lub specjalistów medycyny pracy.

Jak wspomniano w poprzednich akapitach, przetwarzamy Dane o użytkowniku, które kwalifikują się jako "Informacje medyczne, zdrowotne i dotyczące niepełnosprawności". Jednak w większości przypadków przetwarzanie Danych związanych ze zdrowiem jest przeprowadzane przez niezależnych specjalistów medycznych lub specjalistów medycyny pracy, którzy działają i są autonomicznie odpowiedzialni za wykorzystywanie i ochronę takich Danych. Specjaliści ci podlegają ścisłym zobowiązaniom do zachowania poufności oraz obowiązkom prawnym lub etycznym, które regulują postępowanie z wrażliwymi informacjami zdrowotnymi. W rezultacie, chociaż możemy ułatwiać przeprowadzanie ocen medycznych, dostosowań w miejscu pracy lub programów wsparcia związanych ze zdrowiem, zasadniczo nie mamy bezpośredniego dostępu do szczegółowej dokumentacji medycznej lub diagnoz, chyba że jest to wymagane przez prawo lub gdy użytkownik dobrowolnie udostępni nam takie informacje.