Aviso de privacidade para funcionários.

A OPELLA HEALTHCARE BRAZIL LTDA, na qualidade de seu empregador, é responsável pelo tratamento dos dados pessoais acima referidos, de acordo com seguintes justificativas (bases legais) e para as seguintes finalidades.

Execução do contrato de trabalho.

Geralmente, tratamos os seus Dados Pessoais com base na relação contratual aplicável. Isto significa que o tratamento dos Dados Pessoais - para os fins descritos abaixo - é necessário para a execução do contrato de trabalho e é, portanto, obrigatório. Tenha em mente que, se você recusar que a Opella trate esses Dados, poderemos não conseguir cumprir corretamente esta relação contratual. Em particular, tratamos os seus Dados para:

• para gerenciar a integração, por exemplo, para facilitar a negociação, a elaboração e a finalização de contratos de trabalho. Isso envolve a confirmação das condições de emprego do candidato, benefícios, datas de início e quaisquer outros detalhes pertinentes necessários para formalizar o vínculo empregatício;
• para lidar com questões financeiras e contratuais, por exemplo, para cumprir o contrato de trabalho e garantir a conformidade com os regulamentos fiscais locais e internacionais. Isso envolve análise de dados, modelagem financeira e comunicações regulares com equipes internas, consultores externos e autoridades fiscais para verificar as obrigações fiscais da organização e otimizar as estratégias fiscais;

• para gerenciar o planejamento e administração da folha de pagamento, despesas, compensações e benefícios, por exemplo, administrar e supervisionar todos os aspectos dos programas de benefícios e bem-estar dos funcionários na organização. Isso abrange tanto os benefícios contratuais, como seguro-saúde e contribuições para aposentadoria, quanto os benefícios discricionários e as iniciativas de bem-estar destinadas a promover a satisfação e o bem-estar geral da equipe. As atividades incluem o gerenciamento da inscrição nos benefícios, o acompanhamento dos critérios de elegibilidade, a coordenação com as seguradoras, a facilitação do acesso a programas de bem-estar e atividades recreativas, o fornecimento de apoio à saúde mental e a administração de vantagens e benefícios adicionais para aprimorar a experiência do funcionário;

• para gerenciar viagens e despesas, por exemplo, para emitir, supervisionar e administrar cartões de crédito corporativos designados para despesas relacionadas a negócios, ou para revisar, autorizar e coordenar solicitações de viagens de negócios, gerenciando reservas e agendamentos, bem como para lidar com pedidos de reembolso de despesas relacionadas a viagens;

• para aprimorar as habilidades, os conhecimentos e as capacidades da força de trabalho, por exemplo, para organizar e administrar programas de treinamento obrigatórios e discricionários dentro da organização. Isso inclui a realização de campanhas de treinamento e conscientização sobre práticas recomendadas de segurança ou conformidade, mas também a identificação de lacunas de habilidades ou oportunidades de desenvolvimento, selecionando adequadas iniciativas de treinamento, realizando o agendamento de sessões e o acompanhamento da participação e dos resultados de desempenho. Além disso, essa atividade inclui a avaliação da eficácia dos treinamentos e o ajuste dos programas conforme necessário para apoiar o desenvolvimento dos funcionários e as metas organizacionais;

• para gerenciar carreiras, desenvolvimento, análise de desempenho, avaliação e mobilidade, por exemplo, para desenvolver e executar o gerenciamento de competências, planos de carreira e estratégias de desenvolvimento de talentos dentro da organização. Isso inclui identificar, nutrir e reter talentos por meio de atividades como desenvolvimento de habilidades, treinamento, aquisição de talentos, avaliações de desempenho, planejamento de sucessão, desenvolvimento de pool de talentos e estratégias de engajamento e retenção;

• para gerenciar a força de trabalho e organização, por exemplo, para organizar e supervisionar a estrutura da organização e de seu pessoal. Isso engloba atividades como a definição de funções de trabalho, o mapeamento de hierarquias organizacionais, a coordenação de alinhamentos de equipes, a avaliação de desempenho, o planejamento de planos de carreira e a garantia de que a força de trabalho esteja alinhada com as metas estratégicas da empresa;

• para gerenciar a saída do funcionário, por exemplo, para garantir uma transição tranquila e compatível para fora da organização. Isso abrange atividades como finalizar a folha de pagamento, garantir a devolução dos bens da empresa, revogar o acesso aos sistemas e às instalações da empresa, realizar entrevistas de saída e documentar os motivos da rescisão ou da demissão. Além disso, esses dados ajudam a entender as taxas de rotatividade, capturando feedback para aprimoramento organizacional e mantendo registros para qualquer recontratação futura ou verificações de referência. O processo garante que tanto os interesses da organização quanto os do indivíduo sejam protegidos durante a fase de separação.

Cumprimento de obrigações legais.

Certas atividades de tratamento são necessárias para cumprir as nossas obrigações legais, regulamentares, éticas e de conformidade, por exemplo, no que diz respeito à declaração de impostos, contribuições para a segurança social, farmacovigilância, transparência, multas regulamentares e reportes às autoridades de saúde, gestão de conflitos de interesses e comunicação de alertas, garantia da saúde e segurança do nosso pessoal ("dever de cuidado"), combate à fraude, realização de investigações internas, auditorias e gestão da comunicação de conflitos de interesses. Inclui também garantir a conformidade com os requisitos de treinamentos obrigatórios na organização, através da realização de campanhas de treinamento e sensibilização sobre melhores práticas de segurança ou conformidade (como identificação de necessidade de treinamentos, agendamento de sessões, acompanhamento do estado de conclusão e manutenção de registros de participação e resultados dos treinamentos).

Interesse legítimo.

Em alguns casos, o tratamento dos seus Dados Pessoais não é estritamente necessário para a execução do contrato de trabalho. Nestes casos, tratamos os seus Dados Pessoais para atingir nosso interesse legítimo de:

• Gerenciar o acesso e a ocupação de escritórios, fábricas, instalações e outros locais profissionais e fornecer serviços no local, por exemplo, por meio de vigilância, controles de acesso e mecanismos de registro para garantir a integridade física e digital da infraestrutura, impedir o acesso não autorizado ao local ou a áreas específicas e manter a segurança dessas áreas (isso inclui a emissão e o monitoramento de cartões ou crachás de acesso); Atribuir espaços de trabalho, mesas ou salas de escritório, gerenciar reservas de espaços de trabalho compartilhados e monitorar a utilização do espaço de trabalho para otimizar o espaço, gerenciar e administrar serviços no local, como cafeterias, academias, vagas de estacionamento ou creches, e rastrear o uso do serviço e obter feedback;
• Gerenciar a comunicação interna e os eventos, por exemplo, planejar, coordenar e executar eventos e iniciativas de comunicação voltados para os stakeholders internos. Isso engloba atividades como a organização de workshops, reuniões, retiros ou comemorações em toda a empresa, bem como a distribuição de comunicações eficazes, claras e oportunas dentro da organização. Informações como preferências alimentares, confirmações de presença, requisitos logísticos e feedback sobre os eventos podem ser coletadas para garantir o bom funcionamento e a melhoria contínua desses encontros. Várias plataformas de comunicação, incluindo newsletters internas, postagens na intranet, boletins por e-mail, quadros de mensagens digitais e ferramentas de comunicação proprietárias, são empregadas para fomentar uma força de trabalho bem-informada, promover a transparência, impulsionar o alinhamento com as metas da empresa e cultivar uma cultura organizacional coesa;
• gerenciar relações trabalhistas e industriais, por exemplo, para facilitar aspectos do relacionamento entre a organização e seus sindicatos ou órgãos representativos. Isso inclui a organização de eleições para representantes dos funcionários, a condução de negociações de acordos coletivos, a administração da filiação e das contribuições sindicais e a garantia da conformidade com os acordos e regulamentos relevantes. O processo visa a promover uma comunicação transparente e produtiva, defender os direitos de representação dos funcionários e manter relações construtivas com as organizações trabalhistas;
• Estabelecer, exercer ou defender os nossos direitos, por exemplo, para tratar e supervisionar disputas, reclamações e litígios;
• Desenvolver e operar nossas plataformas e ferramentas digitais, por exemplo, para supervisionar os processos de infraestrutura digital, backup e recuperação de desastres da empresa, ou para rastrear, monitorar e gerenciar o inventário de dispositivos e ativos digitais da empresa;
• Proteger a nossa equipe, visitantes, ativos e informações, por exemplo, para garantir a segurança durante viagens de negócios, para estabelecer uma lista de contatos de emergência, para garantir a conformidade com as normas e os padrões de saúde, segurança e meio ambiente (HSE), bem como para gerenciar incidentes, para monitorar nossas instalações por meio de sistemas de vigilância e CCTV, para gerenciar incidentes de segurança e respondê-los;
• Envolver e garantir a satisfação e o bem-estar de nossa equipe, por exemplo, para avaliar, monitorar e melhorar o envolvimento dos funcionários dentro da organização. Isso envolve a realização de pesquisas, a coleta de feedback, análise das respostas e implementação de iniciativas ou programas com base nos insights obtidos, incluindo iniciativas de Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI). O objetivo é fomentar um ambiente de trabalho positivo, melhorar a retenção, aumentar a produtividade e promover uma cultura de feedback e aprimoramento contínuos. Os dados também podem ser usados para segmentar e adaptar os esforços de engajamento para departamentos, funções ou grupos demográficos específicos dentro da força de trabalho;
• Manter um ambiente operacional favorável para a empresa, por exemplo, para lidar com assuntos públicos (public affairs), realizando atividades como envolvimento com legisladores, comunicação com a mídia, defesa dos interesses do setor, monitoramento de cenários regulatórios e coordenação com grupos comunitários e de interesse público;
• Nos protegermos de riscos e responsabilidades financeiras, reputacionais e regulatórias, por exemplo, para projetar, implementar, monitorar e refinar programas de Ética e Integridade nos Negócios dentro da organização, para monitorar e reforçar a conformidade com políticas e procedimentos internos;, para preparar, planejar e executar atividades de auditoria, para distribuir reportes e gerenciar possíveis descobertas e acompanhamentos, para avaliar e classificar os riscos inerentes e residuais associados a processos, projetos ou departamentos específicos, para documentar ações de mitigação e seu status e para distribuir relatórios aos stakeholders relevantes;

Consentimento.

Em situações limitadas, podemos solicitar o seu consentimento explícito como base legal para atividades específicas. Estas incluem, por exemplo, participação voluntária em pesquisas de engajamento dos funcionários, inclusão em materiais de marketing da empresa (por exemplo, fotografias ou vídeos) ou o tratamento de Dados em relação a programas opcionais de bem-estar. Se solicitarmos o seu consentimento para qualquer atividade de tratamento, forneceremos informações claras e detalhadas para garantir que a sua escolha é totalmente consciente. Você tem o direito de revogar o seu consentimento a qualquer momento sem quaisquer consequências negativas para o seu emprego.

Atividades sob responsabilidade de outras empresas Opella.

Em algumas circunstâncias, a Opella Healthcare Group SAS, uma empresa com sede social em 157 Avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine, França, também é responsável pelo tratamento dos seus Dados Pessoais:

• para desenvolver e operar as nossas plataformas e ferramentas digitais;
• para proteger a nossa equipe, visitantes, ativos e informações;
• para envolver e garantir a satisfação e o bem-estar de nossa equipe;
• para manter um ambiente operacional favorável para a empresa;
• para nos protegermos de riscos e responsabilidades financeiras, reputacionais e regulatórias.

Isto acontece, em particular, no que diz respeito a algum tratamento dos seus Dados que seja realizado para benefício da Opella como um todo, ou para objetivos que só podem ser atingidos através da união de Dados das equipes do pessoal em diferentes filiais.

Quando isto acontece, o tratamento é realizado para atingir os interesses legítimos do Opella Healthcare Group SAS e das suas filiais (conforme o caso) para: garantir operações eficientes a nível do grupo e manter um ambiente operacional favorável; garantir a segurança e a integridade de indivíduos, ativos e informações em toda a Opella, permitir o cumprimento de obrigações legais, regulamentares, éticas e de conformidade e proteger os interesses do grupo e garantir a conformidade com os requisitos legais e regulamentares.

Dados tratados por profissionais médicos ou de saúde ocupacional independentes.

Conforme mencionado nos parágrafos anteriores, podemos processar Dados sobre você que se qualificam como "Informações médicas, de saúde e de deficiência". No entanto, na maioria dos casos, o tratamento de Dados relacionados à saúde é realizado por profissionais médicos ou de saúde ocupacional independentes que operam e são responsáveis de forma autônoma pelo uso e proteção desses Dados. Esses profissionais geralmente estão sujeitos a rigorosas obrigações de confidencialidade e deveres legais ou éticos que regem o manuseio de informações confidenciais de saúde. Como resultado, embora possamos facilitar avaliações médicas, acomodações no local de trabalho ou programas de suporte relacionados à saúde, geralmente não temos acesso direto a registros médicos ou diagnósticos detalhados, a menos que exigido por lei ou quando você compartilha voluntariamente essas informações conosco.