Aviso de privacidade aos trabalhadores.

A Opella Healthcare Portugal Unipessoal LDA, na qualidade de seu empregador, é responsável pelo tratamento dos dados pessoais acima referidos ao abrigo das seguintes justificações (base jurídica) e para os seguintes fins.

Execução do contrato de trabalho.

Geralmente, processamos os seus dados pessoais com base na relação contratual relevante aplicável. Isto significa que o processamento dos Dados Pessoais - para os fins descritos abaixo - é necessário para a execução do contrato de trabalho e é, portanto, obrigatório. Tenha em atenção que, se recusar que a Opella processe esses Dados, poderemos não conseguir levar a cabo corretamente esta relação contratual. Em particular, processamos os seus Dados para:

• gerir a integração, por exemplo, para facilitar a negociação, a redação e a finalização dos contratos de trabalho. Isto envolve a confirmação dos termos de emprego do candidato, benefícios, datas de início e quaisquer outros detalhes pertinentes necessários para formalizar a relação de emprego;
• tratar de questões financeiras e contratuais, por exemplo, para cumprir o contrato de trabalho e assegurar o cumprimento da regulamentação fiscal local e internacional. Isto envolve análise de dados, modelação financeira e comunicações regulares com equipas internas, consultores externos e autoridades fiscais para determinar as obrigações fiscais da organização e otimizar as estratégias fiscais;
• gerir o planeamento e a administração dos salários, despesas, compensações e benefícios, por exemplo, administrar e supervisionar todos os aspectos dos benefícios dos empregados e dos programas de bem-estar dentro da organização. Isto inclui tanto os benefícios contratuais, como o seguro de saúde e as contribuições para a reforma, como os benefícios discricionários e as iniciativas de bem-estar destinadas a promover a satisfação e o bem-estar geral do pessoal. As actividades incluem a gestão da inscrição nos benefícios, o acompanhamento dos critérios de elegibilidade, a coordenação com os fornecedores de seguros, a facilitação do acesso a programas de bem-estar e actividades recreativas, o apoio à saúde mental e a administração de regalias e benefícios adicionais para melhorar a experiência do empregado;
• para gerir viagens e despesas, por exemplo, para emitir, supervisionar e administrar cartões de crédito empresariais designados para várias despesas relacionadas com a empresa, ou para rever, autorizar e coordenar pedidos de viagens de negócios, gerir reservas e marcações, bem como para tratar de pedidos de reembolso de despesas relacionadas com viagens;
• para melhorar as competências, conhecimentos e capacidades da força de trabalho, por exemplo, para organizar e administrar programas de formação discricionários dentro da organização. Isto inclui a identificação de lacunas de competências ou oportunidades de desenvolvimento, a seleção de iniciativas de formação adequadas, a marcação de sessões e o acompanhamento da participação e dos resultados do desempenho. Além disso, esta atividade inclui a avaliação da eficácia dos esforços de formação e o ajuste dos programas conforme necessário para apoiar o desenvolvimento dos colaboradores e os objectivos organizacionais;
• gerir carreiras, desenvolvimento, avaliação e apreciação do desempenho e mobilidade, por exemplo, para desenvolver e executar estratégias de gestão de competências, planos de carreira e desenvolvimento de talentos na organização. Isto inclui a identificação, o desenvolvimento e a retenção de talentos através de actividades como o desenvolvimento de competências, a formação, a aquisição de talentos, as avaliações de desempenho, o planeamento da sucessão, o desenvolvimento do grupo de talentos e as estratégias de envolvimento e retenção;
• Gerir a força de trabalho e a organização, por exemplo, organizar e supervisionar a estrutura da organização e dos seus colaboradores. Isto engloba actividades como a definição de funções, a definição de hierarquias organizacionais, a coordenação do alinhamento das equipas, a avaliação do desempenho, o planeamento de carreiras e a garantia de que a força de trabalho está alinhada com os objectivos estratégicos da empresa;
• para gerir o offboarding, por exemplo, para garantir uma transição suave e conforme para fora da organização. Isto inclui actividades como a finalização da folha de pagamentos, a garantia da devolução dos bens da empresa, a revogação do acesso aos sistemas e instalações da empresa, a realização de entrevistas de saída e a documentação dos motivos da rescisão ou demissão. Além disso, estes dados ajudam a compreender as taxas de rotatividade, a obter feedback para melhorar a organização e a manter registos para qualquer futura recontratação ou verificação de referências. O processo assegura que tanto os interesses da organização como os do indivíduo são protegidos durante a fase de separação.
   

Cumprimento das obrigações legais.

Certas actividades de processamento são necessárias para cumprir as nossas obrigações legais, regulamentares, éticas e de conformidade, por exemplo, no que diz respeito à declaração de impostos, contribuições para a segurança social, farmacovigilância, transparência, multas regulamentares e apresentações às autoridades de saúde, gestão de conflitos de interesses e comunicação de alertas, garantia da saúde e segurança do nosso pessoal ("dever de cuidado"), luta contra a fraude, realização de investigações internas, auditorias, gestão da comunicação de conflitos de interesses. Inclui também a garantia de conformidade com os requisitos de formação obrigatórios na organização, através da realização de campanhas de formação e sensibilização sobre segurança melhores práticas ou conformidade (identificação das necessidades de formação, agendamento de sessões, acompanhamento do estado de conclusão e manutenção de registos da participação e dos resultados da formação).

Interesse legítimo.

Nalguns casos, o tratamento dos seus Dados Pessoais não é estritamente necessário para a execução do contrato de trabalho. Nesses casos, tratamos os seus Dados Pessoais para prosseguir o nosso interesse legítimo de:

• gerir o acesso e a ocupação de escritórios, fábricas, instalações e outros locais profissionais e prestar serviços no local, por exemplo, através de vigilância, controlos de acesso e mecanismos de registo para garantir a integridade física e digital da infraestrutura, impedir o acesso não autorizado ao local ou a áreas específicas do local e manter a segurança dessas áreas (o que inclui a emissão e o controlo de cartões de acesso ou crachás); atribuir espaços de trabalho, secretárias ou salas de escritório, gerir reservas de espaços de trabalho partilhados e monitorizar a utilização do espaço de trabalho para otimização do espaço, gerir e administrar serviços no local, tais como cafetarias, ginásios, lugares de estacionamento ou centros de dia, e acompanhar a utilização do serviço e recolher feedback;
• gerir a comunicação interna e os eventos, por exemplo, planear, coordenar e executar eventos e iniciativas de comunicação dirigidos às partes interessadas internas. Isto inclui actividades como a organização de workshops, reuniões municipais, retiros ou celebrações a nível da empresa, bem como a distribuição de comunicações eficazes, claras e atempadas dentro da organização. Informações como preferências alimentares, confirmações de presença, requisitos logísticos e feedback sobre os eventos podem ser recolhidas para garantir o bom funcionamento e a melhoria contínua destes encontros. Várias plataformas de comunicação, incluindo boletins informativos internos, publicações na intranet, boletins por correio eletrónico, quadros de mensagens digitais e ferramentas de comunicação proprietárias, são utilizadas para fomentar uma força de trabalho bem informada, promover a transparência, conduzir o alinhamento com os objectivos da empresa e cultivar uma cultura organizacional coesa;
• gerir as relações laborais e industriais, por exemplo, para facilitar vários aspectos da relação entre a organização e os seus sindicatos ou órgãos representativos. Isto inclui a organização de eleições para representantes dos trabalhadores, a condução de negociações colectivas, a administração da filiação e das quotas sindicais e a garantia do cumprimento dos acordos e regulamentos relevantes. O processo tem como objetivo promover uma comunicação transparente e produtiva, defender os direitos de representação dos trabalhadores e manter relações construtivas com as organizações laborais;
• para estabelecer, exercer ou defender os nossos direitos legais, por exemplo, para tratar e supervisionar disputas, reclamações e litígios;
• para desenvolver e operar as nossas plataformas e ferramentas digitais, por exemplo, para supervisionar a infraestrutura digital da empresa, os processos de cópia de segurança e de recuperação de desastres, ou para acompanhar, monitorizar e gerir o inventário de dispositivos e activos digitais da empresa;
• para proteger o nosso pessoal, visitantes, bens e informações, por exemplo, para garantir a segurança dos funcionários durante viagens de negócios, para estabelecer uma lista de contactos de emergência, para garantir o cumprimento dos regulamentos de saúde, segurança e ambiente (HSE) e das normas, bem como para gerir incidentes, para monitorizar as nossas instalações através de CCTV e sistemas de vigilância, para tratar e responder a incidentes de segurança;
• para envolver e garantir a satisfação e o bem-estar dos nossos funcionários, por exemplo, para avaliar, monitorizar e melhorar o envolvimento dos funcionários na organização. Isto envolve a realização de inquéritos, a recolha de feedback, a análise das respostas e a implementação de iniciativas ou programas com base nos conhecimentos obtidos, incluindo iniciativas de Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI). O objetivo é fomentar um ambiente de trabalho positivo, melhorar a retenção, aumentar a produtividade e promover uma cultura de feedback e melhoria contínuos. Os dados também podem ser utilizados para segmentar e adaptar os esforços de envolvimento a departamentos, funções ou grupos demográficos específicos da força de trabalho;
• para manter um ambiente operacional favorável para a empresa, por exemplo, para tratar de assuntos públicos através de actividades como o envolvimento com decisores políticos, a comunicação com os meios de comunicação social, a defesa dos interesses da indústria, o acompanhamento de cenários regulamentares e a coordenação com a comunidade e grupos de interesse público;
• para nos protegermos de riscos e responsabilidades financeiras, reputacionais e regulamentares, por exemplo, para conceber, implementar, monitorizar e aperfeiçoar programas de Ética e Integridade Empresarial na organização, para monitorizar e fazer cumprir as políticas e procedimentos internos, para preparar, planear e executar actividades de auditoria, para distribuir relatórios e gerir possíveis conclusões e acompanhamentos, para avaliar e classificar os riscos inerentes e residuais associados a processos, projectos ou departamentos específicos, para documentar acções de atenuação e o seu estado e para distribuir relatórios às partes interessadas relevantes.
   

Autorizado.

Em circunstâncias limitadas, podemos solicitar o seu consentimento explícito como base legal para actividades específicas. Estas incluem, por exemplo, a participação em inquéritos voluntários de envolvimento dos funcionários, a inclusão em materiais de marketing da empresa (por exemplo, fotografias ou vídeos) ou o processamento de Dados em relação a programas opcionais de bem-estar. Se solicitarmos o seu consentimento para qualquer atividade de processamento, forneceremos informações claras e detalhadas para garantir que a sua escolha é totalmente informada. O utilizador tem o direito de retirar o seu consentimento em qualquer altura sem quaisquer consequências negativas para o seu emprego.

Actividades sob a responsabilidade de outras empresas Opella.

Em algumas circunstâncias, a Opella Healthcare Group SAS, uma empresa com sede social em 157 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine, França, também é responsável pelo tratamento dos seus Dados Pessoais:

• para desenvolver e operar as nossas plataformas e ferramentas digitais;
• para proteger o nosso pessoal, visitantes, bens e informações;
• para envolver e garantir a satisfação e o bem-estar do nosso pessoal;
• para manter um ambiente operacional favorável para a empresa;
• para nos protegermos de riscos e responsabilidades financeiras, de reputação e regulamentares.

Isto acontece, em particular, no que diz respeito a algum processamento dos seus Dados que seja efectuado para benefício da Opella como um todo, ou para objectivos que só podem ser alcançados através da reunião de Dados de membros do pessoal em diferentes filiais.

Quando isto acontece, o processamento é efectuado para prosseguir os interesses legítimos do Opella Healthcare Group SAS e das suas filiais (conforme o caso) para: garantir operações eficientes a nível do grupo e manter um ambiente operacional favorável; salvaguardar a segurança e a integridade de indivíduos, bens e informações em toda a Opella, permitir o cumprimento de obrigações legais, regulamentares, éticas e de conformidade e proteger os interesses do grupo e garantir a conformidade com os requisitos legais e regulamentares.

Dados tratados por profissionais médicos ou de medicina do trabalho independentes.

Como mencionado nos parágrafos anteriores, processamos Dados sobre si que se qualificam como "Informações médicas, de saúde e de incapacidade". No entanto, na maioria dos casos, o tratamento de Dados relacionados com a saúde é efectuado por profissionais médicos ou de saúde no trabalho independentes que operam e são autonomamente responsáveis pela utilização e proteção desses Dados. Estes profissionais estão sujeitos a obrigações de confidencialidade rigorosas e a deveres legais ou éticos que regem o tratamento de informações de saúde sensíveis. Como resultado, embora possamos facilitar avaliações médicas, adaptações no local de trabalho ou programas de apoio relacionados com a saúde, geralmente não temos acesso direto a registos médicos ou diagnósticos detalhados, a menos que seja exigido por lei ou quando o utilizador partilha voluntariamente essas informações connosco.