Informare privind confidențialitatea datelor personale ale angajaților.

Opella Healthcare Romania S.R.L., în calitate de angajator, este responsabil pentru prelucrarea datelor cu caracter personal menționate mai sus în temeiul următoarelor justificări (temei juridic) și în următoarele scopuri.

Executarea contractului de muncă.

În general, prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe baza relației contractuale relevante aplicabile. Aceasta înseamnă că prelucrarea datelor cu caracter personal - în scopurile descrise mai jos - este necesară pentru executarea contractului de muncă și, prin urmare, este obligatorie. Vă rugăm să țineți cont de faptul că, în cazul în care refuzați ca Opella să prelucreze astfel de Date, este posibil să fim în imposibilitatea de a continua în mod corespunzător această relație contractuală. În special, prelucrăm Datele dvs. pentru:

• gestionarea integrării în muncă, de exemplu pentru a facilita negocierea, redactarea și finalizarea contractelor de muncă. Aceasta implică confirmarea condițiilor de angajare a candidatului, a beneficiilor, a datelor de începere și a oricăror alte detalii pertinente necesare pentru a formaliza relația de muncă;
• gestionarea aspectelor financiare și contractuale, de exemplu pentru a îndeplini contractul de muncă și a asigura conformitatea cu reglementările fiscale locale și internaționale. Aceasta implică analiza datelor, modelarea financiară și comunicarea periodică cu echipele interne, consilierii externi și autoritățile fiscale pentru a stabili obligațiile fiscale ale organizației și a optimiza strategiile fiscale;
• gestionarea, planificarea și administrarea salariilor, cheltuielilor, compensațiilor și beneficiilor, de exemplu să administreze și să supravegheze toate aspectele legate de beneficiile angajaților și programele de bunăstare din cadrul organizației. Aceasta cuprinde atât beneficiile contractuale, cum ar fi asigurarea de sănătate, contribuțiile la pensii, cât și beneficiile discreționare și inițiativele de bunăstare menite să promoveze satisfacția și bunăstarea generală a personalului. Activitățile includ gestionarea înscrierii la beneficii, urmărirea criteriilor de eligibilitate, coordonarea cu furnizorii de asigurări, facilitarea accesului la programe de bunăstare și activități recreative, furnizarea de sprijin pentru sănătatea mintală și administrarea de avantaje și beneficii suplimentare pentru a îmbunătăți experiența angajaților;
• gestionarea deplasărilor și cheltuielilor, de exemplu să emită, să supravegheze și să administreze cardurile de credit corporative destinate diferitelor cheltuieli legate de afaceri sau să revizuiască, să autorizeze și să coordoneze cererile de deplasare în interes de afaceri, să gestioneze programarile și rezervările, precum și cererile de rambursare a cheltuielilor de deplasare;
• îmbunătățirea aptitudinilor, cunoștințelor și competențelor forței de muncă, de exemplu să organizeze și să administreze programe de formare discreționare în cadrul organizației. Aceasta cuprinde identificarea lacunelor în materie de competențe sau a oportunităților de dezvoltare, selectarea inițiativelor de formare adecvate, programarea sesiunilor și urmărirea participării și a rezultatelor privind performanța. În plus, această activitate include evaluarea eficacității eforturilor de formare și ajustarea programelor, după cum este necesar, pentru a sprijini dezvoltarea angajaților și obiectivele organizaționale;
• gestionarea carierei, dezvoltarea, evaluarea performanței și mobilitatea, de exemplu, să dezvolte și să execute strategii de gestionare a competențelor, planuri de carieră și de dezvoltare a talentelor în cadrul organizației. Aceasta include identificarea, cultivarea și păstrarea talentelor prin activități cum ar fi dezvoltarea competențelor, formarea, achiziția de talente, evaluarea performanței, planificarea succesiunii, dezvoltarea rezervei de talente și strategiile de angajare și menținere;
• gestionarea forței de muncă și a organizației, de exemplu să organizeze și să supravegheze structura organizației și a personalului acesteia. Aceasta cuprinde activități precum definirea rolurilor posturilor, trasarea ierarhiilor organizaționale, coordonarea alinierii echipelor, evaluarea performanței, planificarea parcursului profesional și asigurarea alinierii forței de muncă la obiectivele strategice ale companiei;
• gestionarea încetării activității, de exemplu pentru a asigura o tranziție ușoară și conformă în afara organizației. Aceasta cuprinde activități precum finalizarea plății salariilor, asigurarea returnării bunurilor companiei, revocarea accesului la sistemele și spațiile companiei, desfășurarea interviurilor de ieșire și documentarea motivelor încetării sau demisiei. În plus, aceste date ajută la înțelegerea fluctuației personalului, la analizarea feedback-ului în vederea îmbunătățiri organizației și conservarii informațiilor pentru potențiale reangajări sau verificarea referințelor. Procesul asigură protejarea atât a intereselor organizației, cât și ale persoanei în timpul procesului de încetare a activității.
   

Respectarea obligațiilor legale.

Anumite activități de prelucrare a datelor personale sunt necesare pentru a ne îndeplini obligațiile legale, de reglementare, etice și de conformitate, de exemplu în ceea ce privește raportarea fiscală, contribuțiile la asigurările sociale, farmacovigilența, transparența, amenzile reglementare și transmiterea de informații către autoritățile din domeniul sănătății, gestionarea conflictelor de interese și raportarea alertelor, asigurarea sănătății și siguranței personalului nostru ("obligația de diligență"), lupta împotriva fraudei, efectuarea de investigații interne, audituri, raportarea conflictelor de interese. Aceasta include, de asemenea, asigurarea conformității cu cerințele de formare obligatorii în cadrul organizației prin organizarea de campanii de formare și sensibilizare privind securitatea cele mai bune practici sau conformitatea (identificarea nevoilor de formare, programarea sesiunilor, urmărirea stadiului de finalizare și păstrarea înregistrărilor privind participarea la formare și rezultatele acesteia).

Interes legitim.

În unele cazuri, prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal nu este strict necesară pentru executarea contractului de muncă. În astfel de cazuri, prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a urmări interesul nostru legitim de a:

• gestiona accesul și ocuparea birourilor, uzinelor, instalațiilor și a altor spații profesionale și să furnizeze servicii la fața locului, de exemplu prin supraveghere, control al accesului și mecanisme de înregistrare pentru a asigura integritatea fizică și digitală a infrastructurii, pentru a preveni accesul neautorizat în sediusau la anumite zone ale sediului și pentru a menține siguranța și securitatea acestor zone (aceasta include emiterea și monitorizarea cardurilor de acces sau a legitimațiilor); atribuirea de spații de lucru, birouri sau camere de birou, gestionarea rezervărilor de spații de lucru partajate și monitorizarea utilizării spațiilor de lucru pentru optimizarea spațiului, gestionarea și administrarea serviciilor la fața locului, cum ar fi cafenele, săli de sport, locuri de parcare sau creșe, precum și urmărirea utilizării serviciilor și colectarea de feedback;
• gestiona comunicarea internă și evenimentele, de exemplu să planifice, să coordoneze și să execute evenimente și inițiative de comunicare destinate părților interesate interne. Aceasta cuprinde activități precum organizarea de ateliere de lucru, întâlniri generale, sejururi sau sărbători la nivelul întregii companii, precum și asigurarea unei comunicări eficiente, clare și în timp util în cadrul organizației. Informații precum preferințele alimentare, confirmările de participare, cerințele logistice și feedback-ul privind evenimentele pot fi colectate pentru a asigura buna funcționare și îmbunătățirea continuă a acestor evenimente. Diferitele platforme de comunicare, inclusiv buletinele interne, postările pe intranet, buletinele de e-mail, panourile de mesaje digitale și instrumentele de comunicare proprietare, sunt utilizate pentru a încuraja o bună informare a personalului, pentru a promova transparența, pentru a stimula alinierea la obiectivele companiei și pentru a asigurarea unei culturi organizaționale coerente;
• gestiona relațiile de muncă și industriale, de exemplu pentru a facilita diverse aspecte ale relației dintre organizație și sindicate sau organisme reprezentative. Aceasta include organizarea alegerilor reprezentanților salariaților, desfășurarea negocierilor colective, administrarea afilierii și a cotizațiilor sindicale și asigurarea conformității cu acordurile și reglementările relevante. Procesul urmărește să încurajeze comunicarea transparentă și productivă, să susțină drepturile de reprezentare ale angajaților și să mențină relații constructive cu organizațiile sindicale;
• stabili, exercita sau apăra drepturile noastre legale, de exemplu pentru a gestiona și supraveghea disputele, cererile și litigiile;
• dezvolta și opera platformele și instrumentele noastre digitale, de exemplu pentru a supraveghea infrastructura digitală a companiei, procesele de backup și de recuperare în caz de dezastru sau pentru a urmări, monitoriza și gestiona inventarul de dispozitive și active digitale ale companiei;
• ne proteja personalul, vizitatorii, bunurile și informațiile, de exemplu pentru a asigura siguranța și securitatea angajaților în timpul călătoriilor de afaceri, pentru a stabili o listă de contacte de urgență, pentru a asigura respectarea reglementărilor și a standardelor de sănătate, siguranță și mediu (SSM), precum și pentru a gestiona incidentele, pentru a monitoriza sediile noastre prin intermediul sistemelor CCTV și de supraveghere, pentru a gestiona și a răspunde incidentelor de securitate;
• implica și asigura satisfacția și bunăstarea personalului nostru, de exemplu pentru a evalua, monitoriza și îmbunătăți angajamentul salariaților în cadrul organizației. Aceasta implică efectuarea de sondaje, colectarea de feedback, analiza răspunsurilor și implementarea de inițiative sau programe pe baza informațiilor obținute, inclusiv inițiative privind diversitatea, echitatea și incluziunea (DEI). Scopul este de a promova un mediu de lucru pozitiv, de a îmbunătăți retenția, de a spori productivitatea și de a promova o cultură a feedback-ului și a îmbunătățirii continue. Datele pot fi, de asemenea, utilizate pentru segmentarea și adaptarea eforturilor de implicare pe departamente, roluri sau grupuri demografice specifice din cadrul forței de muncă;
• menține un mediu de operare favorabil pentru companie, de exemplu să se ocupe de relațiile publice prin desfășurarea de activități cum ar fi dialogul cu autoritățile decizionale, comunicarea cu mass-media, apărarea intereselor industriei, monitorizarea cadrului de reglementare și coordonarea cu grupurile comunitare și de interes public;
• ne proteja împotriva riscurilor și răspunderii financiare, reputaționale și de reglementare, de exemplu pentru a concepe, pune în aplicare, monitoriza și perfecționa programele de etică și integritate în afaceri în cadrul organizației, pentru a monitoriza și impune respectarea politicilor și procedurilor interne, pentru a pregăti, planifica și executa activități de audit, pentru a distribui rapoarte și pentru a gestiona eventualele constatări și urmăriri, pentru a evalua și a clasifica riscurile inerente și reziduale asociate cu anumite procese, proiecte sau departamente, pentru a documenta măsurile de diminuare a riscurilor și stadiul acestora și pentru a distribui rapoarte părților interesate relevante.
   

Consimțământ.

În circumstanțe limitate, vă putem solicita consimțământul explicit ca temei juridic pentru anumite activități. Acestea includ, de exemplu, participarea la sondaje voluntare privind angajamentul salariaților, includerea în materiale de marketing ale companiei (de exemplu, fotografii sau videoclipuri) sauprelucrarea datelor în legătură cu programe opționale de sănătate și bunăstare. Dacă vă solicităm consimțământul pentru orice activitate de prelucrare, vă vom furniza informații clare și detaliate pentru a ne asigura că alegerea dumneavoastră este pe deplin informată. Aveți dreptul să vă retrageți consimțământul în orice moment, fără consecințe negative asupra calității dumneavoastra de angajat.

Activități sub responsabilitatea altor companii Opella.

În anumite circumstanțe, Opella Healthcare Group SAS, o societate cu sediul social la 157 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine, Franța, este, de asemenea, responsabilă de prelucrarea datelor dvs. Personale pentru a:

• dezvolta și opera platformele și instrumentele noastre digitale;
• ne proteja personalul, vizitatorii, bunurile și informațiile;
• implica și să asigura satisfacția și bunăstarea personalului nostru;
• pentru a menține un mediu de operare favorabil pentru companie;
• ne proteja împotriva riscurilor și răspunderii financiare, reputaționale și de reglementare.
   

Acest lucru se întâmplă, în special, în ceea ce privește unele prelucrări ale datelor dvs. care sunt efectuate în beneficiul Opella ca întreg sau pentru obiective care pot fi atinse numai prin punerea în comun a datelor membrilor personalului din diferite filiale.

Atunci când se întâmplă acest lucru, prelucrarea este efectuată pentru a urmări interesele legitime ale Opella Healthcare Group SAS și ale afiliaților săi (după caz) pentru: a asigura operațiuni eficiente la nivel de grup și a menține un mediu operațional favorabil; a proteja securitatea și integritatea persoanelor, bunurilor și informațiilor în cadrul Opella, a permite îndeplinirea obligațiilor legale, de reglementare, etice și de conformitate și a proteja interesele grupului și a asigura conformitatea cu cerințele legale și de reglementare.

Date prelucrate de profesioniști independenți din domeniul medical sau al sănătății la locul de muncă.

După cum s-a menționat în paragrafele anterioare, prelucrăm Date despre dumneavoastră care se califică drept "Informații medicale, privind sănătatea și capacitatea de muncă". Cutoate acestea, în majoritatea cazurilor, prelucrarea Datelor legate de sănătate este efectuată de profesioniști independenți din domeniul medical sau al sănătății la locul de muncă care operează și sunt responsabili în mod autonom pentru utilizarea și protejarea acestor Date. Acești profesioniști sunt supuși unor obligații stricte de confidențialitate și unor îndatoriri legale sau etice care reglementează gestionarea informațiilor sensibile privind sănătatea. Ca urmare, deși putem facilita evaluări medicale, adaptări la locul de muncă sau programe de sprijin legate de sănătate, în general nu avem acces direct la dosare medicale detaliate sau diagnostice, cu excepția cazului în care legea o cere sau în cazul în care ne comunicați în mod voluntar astfel de informații.