Qui sommes-nous et quel est l'objet de cet avis ?

Opella est un groupe multinational qui comprend Opella Healthcare et ses sociétés affiliées et filiales (collectivement "Opella")

Vos données personnelles (ou données) sont toutes les informations qui vous concernent ou qui sont liées à vous et qui sont utilisées pour apprendre, évaluer ou décider quelque chose à votre sujet. Opella comprend l'importance de la vie privée et de la protection des données personnelles et s'engage à assurer la protection et la sécurité des données qu'elle traite.

Le présent avis de confidentialité global explique comment et pourquoi nous pouvons traiter vos données personnelles dans le cadre de notre processus de recrutement, lorsque vous interagissez avec nous en tant que candidat à un emploi (y compris les candidats actifs et passifs et les demandeurs d'emploi).

Si vous interagissez avec nous à différents titres (par exemple, en tant que visiteur de nos sites web ou participant à un événement) ou si certaines juridictions s'appliquent à vous, veuillez vous référer aux autres avis de confidentialité pertinents sur Opella.com pour de plus amples informations.

Opella Healthcare Group SAS ("nous") société dont le siège social est situé au 157 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine, France, est responsable de toutes les activités de recrutement au sein d'Opella et de toutes les utilisations pertinentes de vos données à caractère personnel dans ce contexte, comme décrit dans le présent avis global de confidentialité et conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Quelles sont les données que nous recueillons à votre sujet et pourquoi.

Les données personnelles que nous pouvons recueillir à votre sujet appartiennent aux catégories suivantes :

  • Données d'identification personnelle, telles que le nom, le prénom, le nom préféré ;
  • Images, telles que les photos figurant sur votre CV, les enregistrements vidéo (dans le cas d'entretiens enregistrés)
  • Coordonnées, telles que l'adresse du domicile, les adresses électroniques, les numéros de téléphone et d'autres informations de contact
  • Informations de communication, telles que l'objet et le contenu des courriels, le contenu des messages instantanés et les autres communications échangées dans le cadre du processus de recrutement ;
  • Informations financières, telles que les données relatives au compte financier (compte bancaire), les données relatives aux transactions financières (dépenses éventuelles effectuées dans le cadre du processus de recrutement) ;
  • Qualifications éducatives et professionnelles, telles que les titres ou diplômes universitaires, les certifications ou licences professionnelles, les formations ou ateliers achevés, les bourses ou récompenses universitaires, l'appartenance à des organismes professionnels, les travaux publiés ou les recherches, les cours ou formations spécialisées pertinents, les examens ou tests passés, les langues parlées ;
  • Antécédents professionnels et dossiers, tels que les employeurs précédents, les dates d'emploi, les postes occupés ;
  • Données d'évaluation et d'appréciation, telles que les entretiens d'embauche, les commentaires, les notes, les observations, les résultats des tests d'aptitude ou de compétence, les résultats de l'évaluation et de l'auto-évaluation, les notes obtenues lors de l'évaluation des performances ;
  • Préférences et informations comportementales, telles que l'historique des candidatures, les types d'emploi et les rôles préférés ;
  • Informations relatives aux voyages, aux transports et à la mobilité, telles que les informations sur les voyages éventuels organisés ou demandés par nous dans le cadre du processus de recrutement.
     

En outre, dans certains pays, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes uniquement lorsque cela est strictement nécessaire pour respecter nos obligations légales ou réglementaires, ou pour atténuer les risques élevés, et sous réserve de la réalisation d'évaluations approfondies des risques et de l'adoption de mesures de sécurité de pointe :

  • Informations médicales, de santé et de déficience, limitées à ce qui est strictement pertinent pour le processus de recrutement, telles que des informations sur tout handicap ou toute déficience afin de garantir des aménagements raisonnables au cours du processus de recrutement, ou l'appartenance à des catégories protégées auxquelles un poste de travail spécifique peut être dédié ;
  • Informations judiciaires, telles que les informations relatives à la vérification des antécédents
  • Informations d'auto-identification, telles que le sexe, la race, l'origine nationale ou ethnique, le statut de vétéran, etc.
     

En fonction du type de poste auquel vous postulez et de sa portée, nous pouvons traiter ces données à caractère personnel pour une ou plusieurs des raisons suivantes :

  • pour gérer le recrutement des employés, lorsque, par exemple :
    • collecte des données de candidature : collecte d'informations à partir des CV, des lettres de motivation et des formulaires de candidature ;
    • la sélection et la présélection : identifier les personnes les plus aptes à occuper les postes vacants ; 
    • entretiens d'embauche : coordination et programmation des entretiens avec les candidats sélectionnés, et réalisation d'entretiens par téléphone, vidéo ou en personne afin d'évaluer les aptitudes des candidats ;
    • évaluations et tests : administration de tests de compétences, d'évaluations de la personnalité ou d'autres évaluations ;
    • vérification des antécédents et des références : vérification des antécédents professionnels et de la formation, et vérification des antécédents criminels ;
    • gestion des offres : préparation et envoi des offres d'emploi aux candidats sélectionnés ;
    • la tenue d'une base de données de candidats : maintien d'un répertoire global de candidats potentiels à prendre en considération pour de futurs postes à pourvoir ;
    • Améliorer le processus de recrutement : mesurer la performance du recrutement, améliorer la diversité et l'inclusion, et évaluer les niveaux de satisfaction des candidats et des équipes internes impliquées dans le processus d'embauche ;

       
  • gérer les voyages et les dépenses, par exemple pour organiser des entretiens d'embauche sur place et rembourser les frais éventuels aux candidats à l'emploi
  • pour remplir nos obligations légales, réglementaires, éthiques et de conformité, par exemple en matière de pharmacovigilance, de transparence, d'amendes réglementaires et de soumissions aux autorités sanitaires, de gestion des conflits d'intérêts et de signalement des alertes, de lutte contre la fraude, d'enquêtes internes, d'audit, de gestion du signalement des conflits d'intérêts, de respect de nos obligations en matière d'égalité d'accès à l'emploi
  • pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux, par exemple pour traiter et superviser des litiges, des réclamations et des contentieux
     

Nous traitons vos données à caractère personnel afin de poursuivre nos intérêts légitimes, ainsi que ceux de nos affiliés au sein d'Opella, dans le cadre du recrutement et de la sélection de candidats. Cela inclut en particulier

  • Processus de recrutement efficace : il permet une approche rationalisée et cohérente de la gestion des données relatives aux candidats dans toutes les filiales d'Opella. Cela garantit l'efficacité du processus de recrutement, en réduisant la duplication des efforts et en améliorant la coordination.
  • Qualité de l'embauche : veiller à ce que les critères et les processus de sélection soient normalisés, ce qui permet d'obtenir des embauches de meilleure qualité qui répondent aux besoins et aux normes d'Opella.
  • Conformité et gestion des risques : aider à maintenir la conformité avec les réglementations en matière de protection des données et atténuer les risques associés au traitement des données, en veillant à ce que tous les affiliés adhèrent aux mêmes normes élevées en matière de protection des données.
  • Optimisation des ressources : permettant à Opella d'optimiser les ressources, tant humaines que technologiques, en veillant à ce que le processus de recrutement soit rentable et utilise les meilleurs outils et pratiques disponibles.
     

Par souci de clarté, le présent avis global de confidentialité ne couvre pas le traitement des données des candidats retenus pour faciliter la négociation, la rédaction et la finalisation des contrats de travail. Les informations relatives à ces activités de pré-intégration figurent dans l'Avis global de confidentialité à l'intention des employés, qui sera mis à la disposition de tous les nouveaux employés d'Opella au moment de la collecte de leurs données à caractère personnel. 

En outre, lorsque vous interagissez avec nous dans le cadre d'une ou plusieurs des fonctions suivantes :

  • les visiteurs de nos sites web et de nos médias sociaux ;
  • les visiteurs de nos sites (par exemple, en cas d'entretiens d'embauche en personne) ;
  • les utilisateurs de nos services et applications en ligne (par exemple, notre portail de carrière) ;
     

veuillez vous référer aux avis de confidentialité mondiaux correspondants publiés sur Opella.com pour en savoir plus sur les utilisations supplémentaires de vos données dans ces contextes.

Traitement conjoint supplémentaire et temporaire de vos données par Opella et Sanofi. 

À la suite de la récente scission d'Opella de Sanofi, les deux groupes partageront temporairement le système utilisé pour collecter et traiter vos Données dans le cadre de leurs activités de recrutement respectives. Cela inclut la visibilité mutuelle des Données des candidats respectifs, qui ne peut être techniquement évitée et est limitée aux utilisateurs autorisés des deux groupes, qui sont dûment informés et formés (afin d'éviter toute utilisation non autorisée des Données des candidats à un poste dans l'autre groupe). 

Cette visibilité croisée des données constitue en soi un traitement pour lequel Sanofi, société dont le siège social est situé 46, avenue de la Grande Armée, 75017 Paris, France («Sanofi»), et Opella Healthcare, société dont le siège social est situé 157 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly Sur Seine, France, agissent en tant que responsables conjoints du traitement. 

La base juridique de ce traitement supplémentaire est l'intérêt commun de Sanofi et d'Opella Healthcare, qui est d'assurer la continuité des activités et des opérations de leurs groupes respectifs. 

Les responsabilités liées à ce traitement des données sont réparties à parts égales entre les deux responsables conjoints du traitement. Chacun d'entre eux est chargé d'informer les candidats à un poste au sein de son propre groupe, de prendre les mesures appropriées pour limiter le risque d'utilisation non autorisée des données, de gérer toute demande d'exercice des droits à la vie privée et de coopérer avec l'autre dans la gestion de toute violation des données. 

Pour toute demande de contact concernant ce traitement spécifique de vos données, y compris l'exercice des droits des personnes concernées : 

Comment nous collectons vos données.

En fonction de la nature et de l'étendue de votre relation avec nous, nous pouvons collecter vos données à caractère personnel à partir de différentes sources et dans diverses circonstances et de différentes manières :

  • directement et en toute connaissance de cause (par exemple, lors de l'envoi de votre candidature et dans votre CV) ;
  • d'autres sociétés affiliées à Opella (limité aux candidats qui sont des employés actuels ou anciens) ;
  • de partenaires ou de prestataires de services (tels que des chasseurs de têtes et des agences de recrutement) ;
  • à partir de sources accessibles au public (telles que les sites de réseaux professionnels comme LinkedIn, les sites d'offres d'emploi et les profils de médias sociaux).
     

En outre, de nouvelles données vous concernant peuvent être déduites, dérivées ou générées dans le cadre du traitement (par exemple, les résultats d'évaluation des tests en ligne, les commentaires sur les entretiens et l'analyse de vos interactions avec notre plateforme de recrutement).

Si nous obtenons vos données à caractère personnel auprès de plusieurs sources, nous pouvons combiner ou relier ces données et  les utiliser à des fins compatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées à l'origine.

Données personnelles non sollicitées

En soumettant votre candidature (par exemple dans votre CV ou votre lettre de motivation) ou au cours du processus de recrutement, vous pouvez nous fournir volontairement des données à caractère personnel non sollicitées. Nous vous demandons votre collaboration pour éviter de partager des données à caractère personnel qui ne sont pas nécessaires. Dans ce cas, nous prendrons des mesures raisonnables pour nous assurer que les données inutiles ne sont pas utilisées et qu'elles sont supprimées sans délai.

Qui peut accéder à vos données.

Seuls les destinataires autorisés ont accès à vos données à caractère personnel pour effectuer les activités décrites ci-dessus. Ces destinataires peuvent être :

  • les employés et le personnel des sociétés affiliées et des filiales d'Opella, pour permettre le traitement de vos données aux fins décrites dans les sections précédentes ; 
  • nos partenaires, tels que les prestataires de services, les contractants ou les vendeurs, agissant selon nos instructions pour soutenir le traitement de vos données aux fins décrites dans les sections précédentes ;
  • les organismes de surveillance et de réglementation, les autorités publiques, les tribunaux et les organes chargés de l'application de la loi. Cela peut se produire, par exemple, dans des circonstances qui incluent, sans s'y limiter, le respect de notre obligation d'information, la réponse à leurs demandes, lorsque cela est nécessaire pour établir, exercer ou défendre des droits légaux, lorsque vous nous demandez de le faire si cela ne constitue pas une violation de nos droits ou de ceux d'autrui, lorsque cela est nécessaire pour prévenir des dommages physiques ou des pertes financières matérielles pour nous ou pour autrui ;
  • des conseillers professionnels et des auditeurs.
     

Lorsque la loi applicable l'exige, nous établissons des accords contractuels avec ces destinataires pour garantir qu'ils mettent en place des mesures de protection des données adéquates, qu'ils s'engagent à ne pas utiliser les données à des fins autres que celles décrites dans le présent avis de confidentialité mondial et qu'ils coopèrent avec nous pour garantir que vos droits puissent être effectivement exercés.

Où sont traitées vos données.

Nous faisons partie d'un groupe multinational dont les employés, les filiales, les partenaires et les prestataires de services sont répartis dans le monde entier. Par conséquent, vos données peuvent être traitées et accessibles à partir de pays où différentes lois sur la protection des données s'appliquent.

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées ou accessibles depuis d'autres juridictions, nous adoptons l'un des mécanismes prévus par la loi pour garantir un niveau équivalent de protection de vos données dans le pays de destination. Cela inclut, par exemple, l'adoption des Clauses contractuelles types.

Durée de conservation des données.

Vos données seront conservées pendant une période n'excédant pas le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées. Les critères permettant de déterminer la durée de conservation des données à caractère personnel tiennent compte de la période de traitement autorisée (pour toutes les finalités pertinentes), des réglementations applicables affectant la durée de conservation minimale ou maximale (le cas échéant), de la limitation des droits et des bases juridiques du traitement.

Comment nous protégeons vos données.

Bien que nous nous efforcions de protéger vos données personnelles, aucune transmission, utilisation ou stockage de données ne peut être garanti à 100 %. Pour protéger vos données, nous adoptons des mesures techniques et organisationnelles visant à atténuer raisonnablement le risque que ces données soient divulguées, perdues ou utilisées à des fins non autorisées.

Si un incident de sécurité se produit et affecte vos données à caractère personnel, nous prendrons des mesures raisonnables pour atténuer les éventuels impacts sur vous. Lorsque l'incident est susceptible d'entraîner un préjudice grave, il peut s'agir d'une notification à votre intention ou à celle des autorités compétentes.

Vos droits.

Vous disposez des droits concernant vos données à caractère personnel, qui peuvent inclure, par exemple 

  • d'accéder à vos données et d'en recevoir une copie ;
  • obtenir la rectification de vos données si elles sont inexactes, incomplètes ou obsolètes ;
  • obtenir la suppression de vos données dans les situations prévues par les lois applicables en matière de protection des données ;
  • de retirer votre consentement au traitement des données à tout moment, sans affecter la légalité du traitement, lorsque vos données ont été collectées et traitées sur la base de votre consentement ;
  • s'opposer au traitement de vos données lorsqu'elles ont été collectées et traitées sur la base de nos intérêts légitimes ;
  • demander une limitation des activités de traitement des données, dans les situations prévues par les lois applicables ;
  • demander que certaines des données que vous nous avez fournies vous soient communiquées, à vous ou à une autre entreprise, dans un format couramment utilisé et lisible par machine.
     

Vos droits peuvent varier en fonction des lois sur la protection de la vie privée qui vous sont applicables et de l'utilisation spécifique de vos données.

Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits, veuillez soumettre une demande en utilisant le formulaire en ligne auquel vous pouvez accéder à partir de cette page web : https://www.opella.com/en/privacy-center, ou utilisez l'autre contact indiqué dans le présent avis ou dans d'autres avis relatifs à la protection de la vie privée.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

Contactez nous.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant l'utilisation de vos données, ou si vous souhaitez contacter notre délégué à la protection des données, visitez le site https://www.opella.com/en/contact.

Modifications du présent avis global de confidentialité.

Nous pouvons mettre à jour périodiquement cet avis global sur la protection de la vie privée pour refléter les changements législatifs ou de nos pratiques. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page.