Повідомлення про конфіденційність для працівників.

ТОВ "Опелла Хелскеа Україна” як ваш роботодавець, несе відповідальність за обробку вищезазначених персональних даних на наступних підставах (правова основа) і для наступних цілей.

Виконання трудового договору.

Зазвичай ми обробляємо ваші персональні дані на основі відповідних договірних відносин. Це означає, що обробка персональних даних для цілей, описаних нижче, необхідна для виконання трудового договору і тому є обов'язковою. Будь ласка, майте на увазі, що якщо ви відмовитеся від обробки таких даних компанією Opella, ми не зможемо належним чином продовжувати ці договірні відносини. Зокрема, ми обробляємо ваші Дані з метою:

• управління процесом прийому на роботу, наприклад, сприяти переговорам, підготовки та фіналізації трудового договору.. Це передбачає підтвердження умов працевлаштування кандидата, пільг, дат початку роботи та інших важливих деталей, необхідних для офіційного оформлення трудових відносин;

• ведення фінансових і договірних питаннь, наприклад, для виконання умов трудового договору та забезпечення дотримання місцевого та міжнародного податкового законодавства. Це передбачає аналіз даних, фінансове моделювання та регулярну комунікацію з внутрішніми командами, зовнішніми консультантами та податковими органами для визначення податкових зобов'язань організації та оптимізації податкових стратегій;

• планування та адміністрування заробітної плати, витрат, компенсацій та пільг, наприклад, для управління всіма аспектами програм пільг та добробуту співробітників у межах оргпнізації.. Це охоплює як договірні пільги, зокрема медичне страхування, пенсійні внески, так і дискреційні програми та соціальні ініціативи, спрямовані на підвищення загального рівня задоволеності та добробуту персоналу. До таких заходів належать: керування реєстрацією в програмах пільг, відстеження критеріїв відповідності, взаємодія зі страховими компаніями, забезпечення доступу до програм здоров’я та відпочинку, надання підтримки психічного здоров’я, а також адміністрування додаткових бонусів і переваг для покращення досвіду співробітників.;

• управління відрядженнями та витратами, наприклад, для оформлення, контролю та адміністрування корпоративних кредитних карток, призначених для різноманітних витрат, пов’язаних із службовою діяльністю, а також для розгляду, затвердження і координації запитів на відрядження, бронювання та резервування,, обробки звітів про витрати, пов’язані з, з відрядженнями; 
• для розвитку навичок, знань і компетенцій працівників, наприклад, для організації та адміністрування навчальних програм в організації. Це охоплює виявлення прогалин у навичках або можливостей для розвитку, вибір відповідних програм, планування сесій, відстеження участі та результатів навчання. Крім того, ця діяльність включає оцінку ефективності навчальних заходів та коригування програм до потреб співробітників і цілей організації;
• управління кар’єрою, розвитком, оцінкою ефективності та мобільністю, наприклад, розробляти та впроваджувати управління компетенціями, плани кар'єри та стратегії розвитку талантів в організації. Це включає виявлення, розвиток і утримання талантів за допомогою таких заходів, як розвиток навичок, навчання, залучення талантів, оцінювання результатів діяльності, планування наступності, формування кадрового резерву, а також стратегії залучення та утримання персоналу; 
• управління робочою силою та організацією, наприклад, організовувати та контролювати структуру організації та її співробітників. Це включає визначення посадових обов'язків, побудова організаційної ієрархії, координація роботи команди, оцінка ефективності, планування кар’єрного розвитку та забезпечення відповідності персоналу стратегічним цілям компанії; 

• управління процесом звільнення, наприклад, для забезпечення плавного та правомірного процесу завершення трудових відносин. Це охоплює остаточні розрахунки по заробітній платі, забезпечення повернення майна компанії, відкликання доступу до систем і приміщень компанії, проведення співбесіди при звільненні та документування причин звільнення або відставки. Крім того, ці дані допомагають зрозуміти рівень плинності кадрів, отримати зворотний зв'язок для покращення процесів та зберіганні інформації на випадок можливого повторного найму чи надання рекомендацій. Процес забезпечує захист інтересів як організації, так і працівника під час етапу завершення співпраці.

   

Дотримання юридичних зобов'язань.

Певна діяльність з обробки необхідна для дотримання наших юридичних, нормативних, етичних та комплаєнс-зобов'язань, наприклад, щодо податкової звітності, внесків на соціальне страхування, фармаконагляду, прозорості, нормативних штрафів та подань до органів охорони здоров'я, управління конфліктами інтересів та повідомлення про них, забезпечення здоров'я та безпеки наших співробітників (виконання "обов'язку піклуватися"), боротьби з шахрайством, проведення внутрішніх розслідувань, аудитів, управління повідомленнями про конфлікти інтересів. Сюди також входить забезпечення дотримання вимог щодо обов'язкового навчання в організації шляхом проведення тренінгів та інформаційних кампаній з питань безпеки найкращих практик або дотримання нормативних вимог (визначення потреб у навчанні, планування сесій, відстеження статусу проходження та збереження записів про участь і результати навчання).

Законний інтерес.

У деяких випадках обробка ваших персональних даних не є суворо необхідною для виконання трудового договору. У таких випадках ми обробляємо ваші персональні дані для реалізації нашого законного інтересу:

• для управління доступом до офісів, заводів, споруд та інших професійних приміщень та їхнім використанням, а також для надання послуг на місці, наприклад, за допомогою спостереження, контролю доступу та механізмів реєстрації для забезпечення фізичної та цифрової цілісності інфраструктури, запобігання несанкціонованому доступу на об'єкт або до певних ділянок об'єкта, а також підтримання безпеки та охорони цих ділянок (це включає в себе видачу та моніторинг карток доступу або бейджів); розподіляти робочі місця, столи або офісні приміщення, керувати бронюванням спільних робочих місць і контролювати їх використання для оптимізації простору, керувати та адмініструвати послуги на місці, такі як кафетерії, спортзали, місця для паркування або дитячі садки, а також відстежувати використання послуг і збирати зворотній зв'язок; 

• для управління внутрішніми комунікаціями та подіями, зокрема планування, координації та проведення подій і комунікаційних ініціатив для внутрішніх зацікавлених сторін. Це охоплює такі види діяльності, як організація семінарів, загальних зборів, виїзних засідань або загальнокорпоративних святкувань, а також поширення ефективної, чіткої та своєчасної комунікації всередині організації. Для забезпечення безперебійної роботи та постійного вдосконалення цих заходів можна збирати таку інформацію, як харчові уподобання, підтвердження присутності, логістичні вимоги та відгуки про події. Різні комунікаційні платформи, включаючи внутрішні інформаційні бюлетені, повідомлення в інтранеті, електронні розсилки, цифрові дошки оголошень і власні комунікаційні інструменти для інформування персоналу, підвищення прозорості, досягнення узгодженості з цілями компанії та формування згуртованої корпоративної культури; 

• для управління трудовими та виробничими відносинами, зокрема для підтримки взаємодії між компанією та профспілками або представницькими органами. Це включає організацію виборів представників працівників, проведення колективних переговорів, адміністрування членства в профспілках та сплату членських внесків, а також забезпечення дотримання відповідних угод і нормативних актів. Цей процес має на меті сприяти прозорому та продуктивному спілкуванню, відстоювати права працівників на представництво та підтримувати конструктивні відносини з профспілковими організаціями; 
• для встановлення, реалізації або захисту наших законних прав, зокрема ведення спорів, претензій або судових справ; 
• для розробки й функціонування наших цифрових платформ і інструментів, зокрема моніторінгу цифрової інфраструктури компанії, процесами резервного копіювання та аварійного відновлення, або для обліку, моніторингу та управління інвентаризацією цифрових пристроїв та активів компанії; 
• для захисту наших співробітників, відвідувачів, активів та інформації, наприклад, для забезпечення безпеки співробітників під час ділових поїздок, створення списку контактів на випадок надзвичайних ситуацій, забезпечення дотримання правил та стандартів охорони здоров'я, безпеки та охорони навколишнього середовища (HSE), а також для управління інцидентами, моніторингу приміщень за допомогою систем відеоспостереження, обробки та реагування на інциденти, пов'язані з порушенням безпеки; 
• щоб забезпечити залучення, задоволенння й добробут наших співробітників, наприклад, для оцінки, моніторингу та покращення залученості працівників в організації. Це передбачає проведення опитувань, збір відгуків, аналіз відповідей та реалізацію ініціатив або програм на основі отриманих даних, включаючи ініціативи щодо різноманітності, рівності та інклюзивності (DEI). Мета полягає в тому, щоб сприяти створенню позитивного робочого середовища, поліпшити утримання персоналу, підвищити продуктивність і сприяти культурі безперервного зворотного зв'язку та вдосконалення. Дані також можуть бути використані для сегментації та адаптації зусиль із залучення для конкретних відділів, ролей або демографічних груп у межах робочої сили;
• щоб підтримувати сприятливе операційне середовище для компанії, наприклад, займатися державними справами, виконуючи такі види діяльності, як взаємодія з політиками, спілкування зі ЗМІ, відстоювання інтересів галузі, моніторинг регуляторного середовища та координація роботи з громадами та групами, що представляють суспільні інтереси;

• для захисту себе від фінансових, репутаційних та регуляторних ризиків і відповідальності, наприклад, шляхом розробки, впровадження, моніторінгу та вдосконалення програм з етики та ділової доброчесності в організації, контролю та забезпечення дотримання внутрішніх політик і процедур, підготовки, планування та проведення аудиторськихперевірок, розповсюдження звітів та управління можливими висновками і подальшими заходами, оцінки та аналізу притаманих і залишкових ризиків, пов'язаних з конкретними процесами, проектами або відділами, документування заходів зі зниження ризиків та їх статусу, а також надання відповідних звітів зацікавленим сторонам.
   

Згода.

За певних обставин ми можемо просити вас надати явну згоду як правову основу для певних дій. До таких заходів належать, наприклад, участь у добровільних опитуваннях щодо залучення працівників, включення в корпоративні маркетингові матеріали (наприклад, фотографії або відео) або обробка Даних у зв'язку з додатковими оздоровчими програмами. Якщо нам потрібна ваша згода на будь-яку операцію з обробки, ми надамо чітку та детальну інформацію, щоб переконатися, що ваш вибір є повністю усвідомленим. Ви маєте право відкликати свою згоду в будь-який час без будь-яких негативних наслідків для вашого працевлаштування.

Діяльність, за яку відповідають інші компанії Opella.

У деяких випадках за обробку ваших Персональних даних також відповідає Opella Healthcare Group SAS, компанія з юридичною адресою 157 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine, France, що знаходиться за адресою: 157 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine, France:

• для розробки та експлуатації наших цифрових платформ та інструментів;
• для захисту наших співробітників, відвідувачів, активів та інформації;
• для забезпечення залучення, задоволення та добробуту співробітників;;
• для підтримання сприятливого операційного середовища компанії;
• для захисту від фінансових, репутаційних та регуляторних ризиків і відповідальності.
   

Це стосується, зокрема, певної обробки ваших Даних, яка виконується в інтересах Opella в цілому або для досягнення цілей, які можуть бути досягнуті тільки шляхом об'єднання Даних співробітників різних філій.

У таких випадках обробка даних здійснюється з метою дотримання законних інтересів Opella Healthcare Group SAS та її афілійованих осіб (залежно від обставин), а саме: забезпечення ефективної діяльності на рівні групи та підтримання сприятливого операційного середовища; гарантування безпеки та цілісності осіб, активів та інформації в межах Opella; виконання юридичних, регуляторних, етичних та комплаєнс-зобов'язань; захист інтересів групи та забезпечення дотримання законодавчих та регуляторних вимог.

Дані обробляються незалежними медичними фахівцями або фахівцями з охорони праці.

Як зазначалося в попередніх розділах, ми обробляємо дані про вас, які кваліфікуються як "Медична інформація, інформація про стан здоров'я та обмеження працездатності". Однак у більшості випадків обробка даних, пов'язаних зі здоров'ям, здійснюється незалежними фахівцями в галузі медицини або охорони праці, які самостійно несуть відповідальність за використання та захист таких даних. На цих фахівців поширюються суворі зобов'язання щодо дотримання конфіденційності, а також юридичні та етичні обов'язки, які регулюють обробку конфіденційної медичної інформації. Як наслідок, хоча ми можемо сприяти проведенню медичних оглядів, пристосуванню робочого місця або програмам підтримки, пов'язаним зі здоров'ям, ми, як правило, не маємо прямого доступу до детальних медичних записів або діагнозів, за винятком випадків, коли цього вимагає закон або коли ви добровільно ділитеся з нами такою інформацією.